Assistant(e) planification et administrative
CDD 6 MOIS – TEMPS PLEIN
Campus LYON
Contexte :
Dans le cadre de la mise en place d’un nouveau système de gestion des plannings, l’ISARA recherche un(e) assistant(e) pour renforcer temporairement notre équipe planification. Rattaché(e) à la responsable de la planification, vous collaborerez étroitement avec les responsables pédagogiques, les enseignants permanents et les intervenants extérieurs.
Vos missions :
Gestion des plannings :
- Planifier et enregistrer les nouvelles activités dans le logiciel interne (enseignements, conférences, évènements associatifs…)
- Réserver les salles selon les besoins
- Apporter des modifications aux plannings de l’année en cours et assurer leur mise à jour régulière
- Diffuser les plannings actualisés auprès des étudiants et intervenants
- Planifier les interventions des surveillants d’examens
- Participer à la planification de l’année 2026/2027 sur le nouveau logiciel
Gestion administrative des intervenants :
- Établir et suivre les contrats des intervenants externes : enseignants vacataires, tuteurs pédagogiques et surveillants d’examens
- Valider la réalisation effective des activités des intervenants externes
- Transmettre les informations aux services comptabilité et RH pour traitement des paiements (édition des relevés d’interventions, suivi des factures)
- Assurer le suivi et le traitement des notes de frais des intervenants extérieurs
Profil :
- De formation Bac+2 minimum en gestion administrative, assistanat de gestion ou équivalent, vous justifiez idéalement d’une première expérience en planification dans le secteur de la formation.
- Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre sens de l’organisation, qualités essentielles pour mener à bien les missions. Vous maîtrisez les outils informatiques et bureautiques, notamment Excel.
- Votre sens du service et vos qualités relationnelles seront des atouts majeurs pour collaborer au quotidien avec les différentes parties prenantes de l’Isara-Isema.
- Vous vous reconnaissez dans nos valeurs : Faire Confiance, Esprit d’Equipe, Engagement et Epanouissement.
Poste à pourvoir en janvier.
Merci d’adresser votre CV et lettre de motivation à recrutement@isara.fr
